Mediation, iets voor uw organisatie?
Mediation klinkt misschien als een zware en spannende stap wanneer er een conflict speelt. Maar dat hoeft het helemaal niet te zijn. Integendeel. Mediation biedt juist een laagdrempelige en beproefde manier om met elkaar in gesprek te gaan, wanneer dat niet meer vanzelf lukt.
Onder begeleiding van een onafhankelijke mediator krijgen alle betrokkenen de ruimte om hun verhaal te vertellen en hun belangen en zorgen te bespreken. Door goed naar elkaar te luisteren, ontstaat vaak meer begrip voor elkaars standpunt en wordt zichtbaar waar mogelijkheden liggen voor een oplossing.
Mediation verloopt op een gestructureerde manier en volgens duidelijke spelregels. Dat zorgt voor een veilige en respectvolle omgeving waarin ruimte is voor een open gesprek. Het doel is niet om te bepalen wie er gelijk heeft, maar om samen te onderzoeken hoe je verder kunt.
Hieronder kunt u verder lezen over de verschillende onderwerpen.
Mediation
Wat is nu precies mediation en waarom zouden we het inzetten bij een (dreigend) arbeidsconflict?
Arbeidsmediation
Professionele bemiddeling om conflicten op de werkvloer constructief en duurzaam op te lossen.
Wat zijn de verschillende mediation mogelijkheden op het werk en hoe ziet zo’n traject er uit?
Kosten en baten
Conflicten op de werkvloer kosten de organisatie heel wat geld. En geld is niet de enige drijfveer, u wilt een goed werkgever zijn.
Verder nog vragen?
Hier worden de meest gestelde vragen behandeld.
Mediation
Eind jaren ’70 van de vorige eeuw kwam mediation in Nederland echt van de grond nadat het was overgewaaid uit de Verenigde Staten. In 1993 werd het Nederlands Mediation Instituut (NMI) opgericht waardoor het vak van mediator professionaliseerde. Regels werden opgesteld en er kwam een kwaliteitssysteem.
Het NMI is overgegaan in de Mediation federatie Nederland (MfN) die de kwaliteitsborging vandaag de dag doet.
Maar wat is mediation?
Mediation is een professionele en laagdrempelige manier om samen tot een oplossing te komen wanneer er sprake is van een conflict. De mediator is een onafhankelijke en neutrale derde die het gesprek begeleidt en ervoor zorgt dat iedereen zijn of haar verhaal kan vertellen. Het doel is om samen te zoeken naar een oplossing waar alle betrokkenen zich in kunnen vinden.
Iedereen krijgt de ruimte om zijn of haar perspectief, wensen en belangen te bespreken. De mediator blijft onafhankelijk en kiest geen partij. Juist die neutrale positie helpt om het gesprek op een goede en respectvolle manier te voeren.
Een belangrijk uitgangspunt van mediation is dat deelname vrijwillig is. De mensen die aan tafel zitten, kiezen er zelf voor om met elkaar in gesprek te gaan. Dat maakt mediation anders dan een juridische procedure, waarbij uiteindelijk een rechter een beslissing neemt. Bij mediation blijven de betrokkenen zelf aan tafel en houden zij de regie over de oplossing.
Ook vertrouwelijkheid is een belangrijk uitgangspunt. Alles wat tijdens de mediation wordt besproken, wordt vertrouwelijk behandeld. Wat in de gesprekken wordt gedeeld, blijft binnen de mediation en kan in principe niet later tegen een van de deelnemers worden gebruikt. Deze vertrouwelijkheid wordt vastgelegd in de mediationovereenkomst die aan het begin van de mediation wordt ondertekend.
Wanneer de gesprekken tot afspraken leiden, kunnen deze na afloop worden vastgelegd. Dat kan bijvoorbeeld in een vaststellingsovereenkomst (VSO) of in een afsprakendocument. Soms is het niet nodig om alles formeel vast te leggen en kunnen de betrokkenen na de mediation zelf verder met de gemaakte afspraken.
Het belangrijkste is dat er weer ruimte ontstaat voor een goed gesprek en dat mensen samen verder kunnen. Mediation helpt daarbij door rust, duidelijkheid en ruimte voor ieders verhaal te creëren.
Samengevat zijn de volgende punten belangrijk bij mediation:
- Vrijwilligheid
- Eigen autonomie
- Vertrouwelijkheid
- Transparantie
- Neutraliteit, onafhankelijkheid en onpartijdigheid van de mediator
- Oog voor de relatie
Arbeidsmediation
Naast familiemediation, mediation in strafzaken en mediation bij bijvoorbeeld burenconflicten, is arbeidsmediation een belangrijk onderdeel van mediation. Waar mensen samenwerken, kunnen verschillen van inzicht ontstaan. Dat is heel normaal. Vaak worden deze verschillen in goed overleg opgelost. Soms lukt dat niet en ontstaat er een conflict.
Een conflict kan op verschillende manieren ontstaan: tussen collega’s, tussen een medewerker en leidinggevende, tussen een individu en een groep of tussen groepen binnen een organisatie. Op ieder niveau kan samenwerking onder druk komen te staan.
Bij arbeidsmediation is er ruimte om met elkaar te bespreken wat er speelt. De gesprekken gaan over de belangen, verwachtingen en zorgen van beide partijen. Door naar elkaar te luisteren en elkaars perspectief beter te begrijpen, ontstaat vaak weer ruimte voor een oplossing.
Het doel is om de rust terug te brengen en, waar mogelijk, de samenwerking te verbeteren. Een onafhankelijke mediator begeleidt de gesprekken en zorgt ervoor dat beide partijen hun verhaal kunnen doen en dat er aandacht is voor ieders belangen.
Mediation bij ziekte door een arbeidsconflict
Wanneer een medewerker uitvalt vanwege een arbeidsconflict, kan er sprake zijn van situationele arbeidsongeschiktheid. De bedrijfsarts kan in zo’n situatie adviseren om mediation in te zetten. Vaak gaat het dan om gesprekken tussen de medewerker en de leidinggevende.
Wanneer het doel is om de samenwerking voort te zetten en terugkeer naar de werkvloer mogelijk te maken, is het belangrijk om elkaars perspectief te leren kennen. Mediation biedt hiervoor een veilige en vertrouwelijke omgeving. Onder begeleiding van een onafhankelijke derde kunnen onderwerpen die moeilijk bespreekbaar zijn geworden, alsnog op een zorgvuldige manier aan de orde komen.
Samen wordt gekeken wat nodig is om verder te kunnen. Dat kan leiden tot concrete afspraken over de samenwerking en de toekomst.
Als samenwerken niet meer mogelijk is
Soms blijkt tijdens de mediation dat er onvoldoende basis is om de samenwerking voort te zetten. Ook dan kan mediation waardevol zijn. In dat geval spreken we van exit-mediation.
Ook bij het beëindigen van een arbeidsrelatie is het belangrijk om met elkaar in gesprek te blijven. Door uit te spreken wat er is gebeurd en door afspraken zorgvuldig te maken, kunnen beide partijen het traject op een goede manier afronden.
Voor een werkgever kan dit bijdragen aan goed werkgeverschap. Voor de medewerker kan het helpen om met een goed gevoel en met voldoende duidelijkheid de volgende stap in de loopbaan te zetten.
Tijdens een exit-mediation kunnen ook afspraken worden gemaakt over de beëindiging van het dienstverband en kan gezamenlijk worden onderhandeld over een Vaststellingsovereenkomst.
Mijn rol als mediator is om beide partijen op een onafhankelijke en neutrale manier te begeleiden. Ik zorg voor structuur in de gesprekken, geef ruimte aan ieders verhaal en help om samen te zoeken naar een oplossing die voor beide partijen werkbaar is.
Hoe ziet het traject er uit?
- Voorafgaand aan de mediation
Een mediationtraject begint meestal met een eerste contact vanuit de organisatie. Dat kan bijvoorbeeld iemand van HR zijn, een leidinggevende of een medewerker. Na toestemming neem ik contact op met de betrokken partijen.
In dit eerste gesprek bespreek ik op hoofdlijnen wat er speelt, wat de aanleiding is voor het contact en wat de partijen met mediation willen bereiken. Ook bespreek ik wie er eventueel nog meer betrokken zijn, bijvoorbeeld andere medewerkers of een team. Samen bekijken we of mediation in deze situatie een passende manier is om verder te komen.
Dit eerste gesprek is nadrukkelijk nog geen inhoudelijk mediationgesprek. Het is bedoeld om een eerste beeld van de situatie te krijgen, verwachtingen te bespreken en te beoordelen of mediation passend is. Ook wordt besproken aan wie de offerte kan worden toegestuurd.
Op deze manier weten alle betrokkenen vooraf waar zij aan toe zijn en kan het mediationtraject zorgvuldig en in goed overleg worden gestart. - Individuele gesprekken
In de tweede fase vindt met iedere betrokken partij een individueel gesprek plaats. In dit gesprek is alle ruimte om uw eigen verhaal te vertellen. U kunt aangeven wat er volgens u is gebeurd, hoe het conflict is ontstaan en hoe u de situatie ervaart.
Deze gesprekken zijn vertrouwelijk. Alles wat u met de mediator bespreekt, valt onder de geheimhouding en wordt niet zonder uw toestemming met de andere partij(en) gedeeld. Hierdoor ontstaat een veilige omgeving waarin iedereen vrijuit kan spreken.
Na deze individuele gesprekken heeft de mediator een eerste, globaal beeld van de situatie, de verschillende perspectieven en de belangen die een rol spelen. Dit vormt de basis voor de volgende stap in het mediationproces. - Gezamenlijke gesprekken
De eerste bijeenkomst begint met het ondertekenen van de mediationovereenkomst. Deze overeenkomst is vooraf aan alle betrokken partijen toegestuurd, zodat iedereen deze rustig kan doornemen.
Vervolgens krijgen beide partijen de gelegenheid om kort en in hun eigen woorden aan te geven wat de aanleiding is voor de mediation.
Daarna begeleidt en faciliteert de mediator het gesprek. Hierbij krijgen alle betrokkenen de ruimte om hun verhaal te vertellen, naar elkaar te luisteren en inzicht te krijgen in elkaars standpunten en belangen. De mediator bewaakt daarbij het proces en zorgt ervoor dat het gesprek op een respectvolle en constructieve manier verloopt.
Het doel is om samen te onderzoeken waar de mogelijkheden liggen om tot goede en werkbare afspraken te komen. - Afspraken
Wanneer tijdens de mediation afspraken worden gemaakt, worden deze in gezamenlijk overleg en met instemming van alle betrokken partijen schriftelijk vastgelegd.
Iedereen krijgt de gelegenheid om de gemaakte afspraken goed door te nemen. Na ondertekening van het document verbinden de partijen zich aan de afspraken en spreken zij met elkaar af deze na te komen.
Zo ontstaat er duidelijkheid voor alle betrokkenen en kan de mediation op een zorgvuldige manier worden afgerond. - Afsluiting
Voordat de mediation wordt afgesloten, kijken we samen of alle onderwerpen voldoende zijn besproken en of er nog zaken zijn die geregeld of vastgelegd moeten worden.
Als alles is besproken en de betrokken partijen tevreden zijn over de gemaakte afspraken, kan het mediationtraject worden afgerond. De mediator bespreekt met de partijen of daarmee alles is vastgelegd wat nodig is om de mediation zorgvuldig af te sluiten.
De mediator zal een neutraal beëindingingsbericht sturen aan alle betrokkenen. Daarin staan uiteraard geen details over de mediation of hoe het verlopen is. Het bericht geeft de officiële beëindiging van het traject aan.
Goed om te weten: Geheimhouding
De geheimhouding geldt niet alleen tijdens de mediation, maar ook nadat de mediation is beëindigd.
Informatie die tijdens de mediation is besproken en die voorafgaand aan de mediation nog niet bij de betrokken partijen bekend was of redelijkerwijs bekend had kunnen zijn, blijft vertrouwelijk. Deze informatie mag daarom niet buiten de mediation worden gebruikt of met anderen worden gedeeld.
Hiervan kan alleen worden afgeweken als alle betrokken partijen hier uitdrukkelijk mee instemmen. Op deze manier blijft ook na afloop van de mediation de vertrouwelijkheid van het proces gewaarborgd.
Kosten en baten
Aan arbeidsmediation zijn kosten verbonden. Daar staat tegenover dat een arbeidsconflict dat blijft voortduren vaak aanzienlijk meer kan kosten. Denk bijvoorbeeld aan langdurig verzuim, verlies van productiviteit, extra belasting van leidinggevenden en collega’s en mogelijk juridische kosten.
Mediation kan helpen om een conflict in een vroeg stadium bespreekbaar te maken en samen tot werkbare afspraken te komen. Daarmee kunnen niet alleen financiële kosten worden beperkt, maar kan ook worden voorkomen dat de samenwerking verder verslechtert.
De kosten van mediation zijn doorgaans goed te overzien en hangen onder meer af van het aantal gesprekken en de complexiteit van de situatie. Vooraf wordt duidelijk besproken welke kosten u kunt verwachten.
De belangrijkste opbrengst van mediation is echter niet altijd in euro’s uit te drukken. Wanneer mensen weer met elkaar in gesprek komen, duidelijkheid ontstaat en er goede afspraken worden gemaakt, kan dat bijdragen aan herstel van de samenwerking, continuïteit en een prettigere werkomgeving.
Een tijdige investering in mediation kan daarmee een waardevolle investering zijn in zowel mensen als de organisatie.
Samengevat
- Er zijn verschillende vormen van arbeidsmediation, ze vragen allemaal een andere aanpak en dus andere tijdsinvestering
- De werkgever betaalt in de meeste gevallen de mediation
- Hoe eerder de mediation wordt ingezet, des te minder gesprekken over het algemeen nodig zijn
- Een richtlijn is 6 tot 10 uur, afhankelijk van de vraag en samenstelling van de partijen
- Uurtarief € 185,- excl. BTW
- Vraag naar een op maat gemaakte offerte
Veelgestelde vragen
Hoe kom ik in contact met Reinder Lont Mediation?
Er wordt binnen 24 uur contact met u opgenomen nadat u het contactformulier hebt verstuurd. U kunt natuurlijk ook altijd telefonisch contact opnemen.
Wanneer kan de mediation starten?
In de meeste gevallen kan de mediation dezelfde of de opvolgende week starten.
Is het niet handiger om direct naar de rechter te gaan?
Weet dan dat je het hele proces uit handen geeft. Mediation is er op gericht het goede gesprek te voeren. Daarbij zit je dan ook zelf aan tafel en heb je de invloed op de uitkomst. Je gaat samen op zoek naar de beste oplossing. Juridische trajecten kunnen enorm veel tijd in beslag nemen.
Waarom kiezen voor een zelfstandige mediator en niet voor een (groot) mediationbureau?
Voor beide opties is iets te zeggen. Als zelfstandige mediator kan ik een persoonlijke en flexibele aanpak bieden, met korte lijnen en direct contact.
Net als de meeste mediators die bij een bureau werken, ben ik MfN-opgeleid. Daarnaast breng ik ruime ervaring mee vanuit verschillende management- en directiefuncties binnen de zorg. Die ervaring helpt mij om niet alleen naar het conflict zelf te kijken, maar ook oog te hebben voor de organisatie, de onderlinge verhoudingen en de belangen die kunnen meespelen.
Omdat ik zelfstandig werk en er geen grote organisatie achter mij staat, heb ik minder overheadkosten. Hierdoor kan ik mijn dienstverlening flexibel organiseren en snel inspelen op wat in een specifieke situatie nodig is. U heeft daarbij steeds rechtstreeks contact met mij en er is geen overdracht tussen verschillende medewerkers.
Wanneer het wenselijk is om meerdere mediators bij een mediation te betrekken, bijvoorbeeld vanwege het aantal deelnemers of de complexiteit van de situatie, kan ik hiervoor gebruikmaken van mijn netwerk van ervaren mediators. Zo kan ook bij grotere of complexere trajecten de juiste begeleiding worden geboden.
Uiteindelijk gaat het niet zozeer om de omvang van het mediationbureau, maar om de kwaliteit van de begeleiding en het vertrouwen dat mensen in het proces en de mediator hebben. Mijn uitgangspunt is daarom: persoonlijke aandacht, professionele begeleiding en maatwerk.